Behandling av personuppgifter

Dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation), är en EU-lagstiftning som reglerar hur personuppgifter får behandlas. Den syftar till att stärka skyddet för individens integritet och ställer tydliga krav på hur företag och organisationer hanterar personuppgifter i sin verksamhet.

Vi värnar om våra hyresgäster och kunders integritet och strävar efter att du ska känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Som kommunalt bolag lyder vi även under offentlighetsprincipen och vi behöver därför i vissa fall lagra, arkivera och lämna ut uppgifter i större utsträckning än vad dataskyddsförordningen normalt medger.

Nedan kan du läsa hur och varför dina personuppgifter behandlas när du är registrerad som sökande hos Varbergs Bostad, hyr en lägenhet eller fordonsplats av oss eller har kontakt med vår verksamhet.

Sammanfattning

Varbergs Bostads AB (nedan kallat ”Varbergs Bostad” eller ”vi”) äger och förvaltar fastigheter och hyr ut bostäder och fordonsplatser i Varbergs kommun. Vi behandlar personuppgifter för att kunna administrera och hantera kontakten med dig som sökande, hyresgäst eller samarbetspartner. Exempel på uppgifter vi behandlar är ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter, IP-adress och användarinformation. I denna personuppgiftspolicy beskriver vi bland annat hur vi behandlar dina personuppgifter när du:

• registrerar dig som sökande hos oss
• hyr en lägenhet/fordonsplats
• besöker vår hemsida
• kommunicerar med oss genom vår kundtjänst, e-post eller ”Mina sidor”
• deltar i våra event, tävlingar eller kommunicerar med oss genom våra sociala medier/hemsida
• anmäler dig till vårt nyhetsbrev

Varbergs Bostad är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som sker inom företaget eller på vårt uppdrag. Vi behandlar bara de uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla syftet med behandlingen. Dina personuppgifter sparas så länge det behövs för ändamålet och hanteras enligt rutiner baserade på branschpraxis från branschorganisationerna Sveriges Allmännytta och Fastighetsägarna.

Inhämtning av personuppgifter

Insamling av personuppgifter sker via olika källor, såsom:

Dig själv

Vi samlar in de personuppgifter som du själv lämnar till oss, till exempel när du registrerar dig som sökande av lägenhet eller fordonsplats, ingår hyresavtal, kontaktar vår kundtjänst eller använder ”Mina sidor”. Uppgifter samlas även in när du deltar i tävlingar via vår webbplats eller anmäler dig till vårt nyhetsbrev. Vi samlar även automatiskt in information om ditt användande av vår hemsida genom så kallade cookies, beroende på vilka val du gör när du använder vår webbplats. Du kan läsa mer om vårt användande av cookies i vår Cookie Policy.

Vi använder även olika sociala medieplattformar – Facebook, Instagram och LinkedIn – som en del av vår kundkommunikation. När du deltar i våra tävlingar eller kommunicerar med oss via sociala medier behandlar vi personuppgifter om dig i form av information från ditt konto, exempelvis namn och profilbild. Våra konton på dessa plattformar bevakar vi regelbundet, och kommentarer med olämpligt innehåll tas bort.

Fotografering

Vi behandlar även namn, fotografier och videomaterial från våra evenemang. Som hyresgäst informeras du alltid, både före och under evenemanget, om att fotografering kan förekomma och du ges möjlighet att undvika att vara med på bild.

Tidigare hyresvärdar och arbetsgivare

Innan ett hyresavtal ingås samlar vi in nödvändiga uppgifter från tidigare hyresvärdar och nuvarande arbetsgivare för att säkerställa att du uppfyller de krav som ställs för att hyra bostad. Detta kan inkludera information om hur du skött ditt boende, exempelvis hyresbetalningar och övrigt ansvarstagande.

Medsökande

Om en huvudsökande anger en medsökande vid registreringen, behandlas även medsökandens personuppgifter på samma sätt som huvudsökandens.

Ändamålet med behandling av personuppgifter

Laglig grund och vilka kategorier av uppgifter som behandlas

För att kunna fullgöra våra skyldigheter som hyresvärd gentemot dig som hyresgäst, behöver vi under hyrestiden registrera och behandla de personuppgifter som är nödvändiga för att hantera ärenden kopplade till hyresförhållandet.

Under söktiden

Ändamålet med behandlingen är att administrera ansökningar och intresseanmälningar om att hyra en bostad eller fordonsplats hos oss utefter söktid. Den lagliga grunden för behandlingen är berättigat intresse.

Vi behandlar följande personuppgifter när du är registrerad som sökande hos oss:

• Identitetsuppgifter (till exempel för- och efternamn samt personnummer eller motsvarande för sökande med utländsk identitet)
• Kontaktuppgifter (till exempel adress, postnummer, ort, telefonnummer och e-postadress)
• Övriga uppgifter som du själv kan välja att ange är exempelvis inkomstuppgifter, antal personer i hushållet etc

Följande personuppgifter samlas in i samband med lägenhetsvisning:

• Kreditupplysning
• Anställning hos nuvarande arbetsgivare
• Uppgifter om hyresförhållande hos tidigare hyresvärd
• Antal personer i hushåll

Hyresförhållandet

Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera och fullgöra vårt hyresavtal med dig. Vi behandlar följande personuppgifter:

• Identitetsuppgifter (till exempel för- och efternamn samt personnummer eller motsvarande för sökande med utländsk identitet)
• Kontaktuppgifter (till exempel adress, postnummer, ort, telefonnummer och e-postadress)
• Bankkontonummer, om du har valt att betala hyran via autogiro

Dina personuppgifter behandlas med stöd av den lagliga grunden avtal. Om vi inte får behandla dina personuppgifter kan du inte registrera dig som bostadssökande eller teckna hyresavtal med oss. Ditt personnummer behandlas för att säkerställa en korrekt och trygg identifiering.

När vi samlar in uppgifter från din tidigare hyresvärd och från nuvarande arbetsgivare grundar sig behandlingen av personuppgifter på vårt berättigade intresse. Vid denna typ av behandling görs alltid en så kallad intresseavvägning, där vi väger vårt behov av information för att säkerställa att du uppfyller de krav som ställs för att hyra bostad, mot din rätt till skydd för dina personuppgifter. Vårt syfte är att kunna göra en välgrundad bedömning av din lämplighet som hyresgäst, vilket är nödvändigt för att säkerställa trygga, långsiktiga och välfungerande hyresförhållanden.

Kommunikation, marknadsföring och erbjudanden

Vi behandlar även dina personuppgifter i syfte att kunna kommunicera med dig, förse dig med relevant information samt skicka erbjudanden om lediga lägenheter. Utöver detta kan dina uppgifter komma att behandlas för marknadsföringsändamål när vi genomför kundundersökningar, marknadsföringsaktiviteter samt tävlingar via vår webbplats och i våra sociala mediekanaler. I samband med tävlingar kan behandlingen även omfatta publicering av vinnares namn, samt – i vissa fall – tävlingsbidrag i form av fotografier, texter eller andra inskickade material.

I dessa syften behandlar vi:

• Identitetsuppgifter (till exempel för- och efternamn, samt om nödvändigt personnummer)
• Kontaktuppgifter (till exempel adress, postnummer, ort, telefonnummer och e-postadress)
• Information från dina sociala mediekonton (namn och profilbild)
• Användarhistorik (till exempel information om användning av hemsida och hantering av e-postutskick)

Ovanstående uppgifter behandlas på den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att dels kommunicera med våra kunder och dels marknadsföra våra tjänster. I varje fall görs en bedömning av ditt integritetsintresse i relation till nyttan för vår verksamhet. Om samtycke krävs enligt lag kommer vi att efterfråga det av dig innan vi registrerar uppgifterna.

I samband med fotografering

All fotografering och filmning sker med stöd av antingen ditt samtycke eller för att tillgodose vårt berättigade intresse av att marknadsföra vår verksamhet, beroende på sammanhanget för foto- eller fillmtillfället. Om ett evenemang kommer att fotograferas informerar vi dig både i inbjudan och under eventet. Det insamlade materialet kan komma att användas i marknadsföringssyfte, exempelvis på vår webbplats, i sociala medier eller i tryckt informationsmaterial. Du har alltid rätt att meddela att du inte önskar medverka på bild eller film. Om du ångrar dig kan du återkalla ditt samtycke eller använda dig av rätten att invända mot vår behandling av bilderna på dig. I sådant fall, raderas bilden där det är rimligt möjligt, så som våra egna sociala medier plattformar eller hemsida.

Vi samlar inte in eller publicerar bilder eller filmer på barn under 13 år utan godkännande från barnet själv och vårdnadshavare.

Användning av hemsidan och utveckling av verksamheten

Vi behandlar dina personuppgifter för att ta fram anonymiserad statistik och rapporter för uppföljning och utveckling av vår verksamhet och våra hemsidor. I detta syfte behandlar vi:

• IP-adress

Dessa uppgifter behandlas på den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utveckla våra tjänster, produkter och vår hemsida.

Överföring av personuppgifter

Överföring till tjänsteleverantörer

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med bolag som tillhandahåller tjänster till oss – som till exempel våra IT-leverantörer, våra leverantörer inom fastighetsförvaltning och vår reklam- och webbyrå. Dessa bolag får endast behandla personuppgifter för vår räkning och på våra instruktioner.

Om behandling av dina personuppgifter utförs för Varbergs Bostads räkning av en leverantör till Varbergs Bostad, ingås ett skriftligt Personuppgiftsbiträdesavtal, som säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett lagligt och säkert sätt.

Kreditupplysning

I samband med att ett erbjudande om lägenhetsvisning skickas till en bostadssökande, lämnar Varbergs Bostad ut namn och personnummer till ett kreditupplysningsföretag för att genomföra en kreditupplysning. Syftet med denna behandling är att bedöma den sökandes ekonomiska situation och betalningsförmåga som en del av prövningen inför ett eventuellt hyresavtal. Den rättsliga grunden för behandlingen är Varbergs Bostads berättigade intresse av att säkerställa att den sökande har förutsättningar att fullfölja sina betalningsåtaganden.

Överföring till följd av lagkrav eller för att skydda våra rättsliga intressen

Vi kan komma att föra över personuppgifter till myndigheter såsom Skatteverket och Kronofogden till följd av lagkrav eller i syfte att bevaka våra rättsliga intressen. Under hyresförhållandet behandlas personuppgifter vid eventuella betalningsförsummelser eller störningar i boendet. Exempel på de uppgifter som kan komma att föras över är namn, adress och personnummer. Dina personuppgifter behandlas endast inom EU/EES.

Lagring och gallring

Hur länge sparas mina personuppgifter?

Personuppgifter som samlas in i samband med att du registrerar dig som bostadssökande sparas så länge du är aktivt sökande i vårt system. Du som är registrerad som bostadssökande hos Varbergs Bostad måste logga in på "Mina sidor" minst en gång om året för att få behålla din söktid. Om du inte längre vill stå kvar som sökande kan du även själv begära att få dina personuppgifter raderade genom att kontakta oss.

Om du blir hyresgäst hos oss sparas dina personuppgifter under hela hyresförhållandet. Efter att avtalet har upphört behåller vi uppgifterna i upp till två år, om det inte finns särskilda rättsliga krav som innebär att vi måste spara dem längre – till exempel enligt bokföringslagen, som kräver att vissa uppgifter sparas i upp till sju år.

Vid obetalda hyror eller andra ekonomiska ärenden sparas relevanta personuppgifter till dess skulden är reglerad, dock som längst i två år efter att hyresförhållandet har avslutats, om inte annan lag kräver längre bevarandetid.

Vi gör löpande gallringar för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än nödvändigt. Alla personuppgifter som inte längre behövs raderas eller anonymiseras på ett säkert sätt.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddslagstiftningen har du flera rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av dessa rättigheter eller har frågor är du välkommen att kontakta oss. Nedan följer en kortfattad beskrivning av dina rättigheter

Information och tillgång

Du har rätt att få information om när och hur dina personuppgifter behandlas, samt att på begäran få tillgång till de uppgifter vi behandlar om dig, exempelvis genom ett registerutdrag.

Rättelse

Om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att dessa rättas. Vill du själv ändra någon av dina personuppgifter, så gör du det enklast under ”Mina sidor”.

Radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas, under förutsättning att du inte har ett pågående hyresavtal eller annat ärende kopplat till tidigare hyresavtal eller att vi enligt lag eller annan rättslig förpliktelse är skyldiga att behålla uppgifterna.

Återkallande av samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla samtycke som du lämnat. Efter återkallandet upphör vi med den behandling vi gör av dina personuppgifter baserat på detta samtycke.

Begränsning av behandling

Du kan begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Observera att detta kan påverka vår förmåga att tillhandahålla vissa tjänster under den tid behandlingen är begränsad.

Dataportabilitet

Under vissa förutsättningar har du rätt att få ut personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Denna rätt gäller dock bara uppgifter du har tillhandahållit och om de behandlas för att fullgöra ett avtal med dig eller med stöd av samtycke.

Invändning mot behandling

Du har rätt att invända mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse. Om vi kan visa att vi har tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen kan behandlingen ändå fortsätta.

Invändning mot behandling för direktmarknadsföring

Du har när som helst rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål. Vid en sådan invändning upphör vi omedelbart med behandlingen i detta syfte.

Rätt att lämna klagomål

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Hur du kontaktar oss

För att utöva dina rättigheter eller om du har frågor, vänligen kontakta oss på dataskydd@varbergsbostad.se.

Bevakningskameror

Som ett led i att erbjuda våra hyresgäster en trygg och säker boendemiljö, använder Varbergs Bostad kamerabevakning på parkeringsplatser och i miljöhus i vissa av våra bostadsområden. Syftet med kamerabevakningen är att förebygga, förhindra, upptäcka eller utreda skadegörelse och andra brott.

Vi som bedriver kamerabevakning ansvarar för att genomföra en intresseavvägning mellan behovet av bevakning och den enskildes rätt till personlig integritet, innan kamerabevakningen införs.

Inspelat material används enbart i avsett syfte. Materialet kan efter begäran komma att lämnas ut till Polismyndigheten eller annan myndighet om behovet är berättigat. Inspelat material lagras i enlighet med kamerabevakningslagen och dataskyddsförordningen.

Informationsskyltar med kontaktuppgifter till Varbergs Bostad är placerade väl synliga i anslutning till kamerorna. Eventuella frågor och synpunkter om Varbergs Bostad behandling i samband med kamerabevakningen kan skickas till dataskydd@varbergsbostad.se.

Kontaktuppgifter

Vid frågor om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta oss via e-post dataskydd@varbergsbostad.se eller Varbergs Bostad, Box 83, 432 22 Varberg.

Du kan även kontakta vårt dataskyddsombud via e-post dataskyddsombud@varberg.se.