Behandling av personuppgifter

Den 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft i hela EU. Den gäller som lag och ersätter bland annat den svenska personuppgiftslagen (PUL). Syftet är att stärka skyddet för den enskilda individens integritet vid behandling av personuppgifter. GDPR reglerar hur företag och organisationer ska hantera personuppgifter i sin verksamhet.

Våra kunders integritet är viktig för oss vid all behandling av personuppgifter och det är viktigt att du känner dig trygg med och har ett förtroende för, hur vi behandlar dina personuppgifter. Nedan kan du läsa mer om hur och varför vi behandlar dina personuppgifter när du är registrerad hos oss som sökande, samt hyr en lägenhet eller fordonsplats.

Sammanfattning

Varbergs Bostads AB (nedan kallat ”Varbergs Bostad” eller ”vi”) äger och förvaltar fastigheter och hyr ut bostäder i Varbergs kommun. För att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig så behandlar vi personuppgifter om dig. Exempel på uppgifter vi behandlar är ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter, IP-adress och användarinformation. I denna personuppgiftspolicy beskriver vi hur vi behandlar dina personuppgifter när du:

  • registrerar dig som sökande hos oss
  • hyr en lägenhet/fordonsplats
  • besöker vår hemsida
  • kommunicerar med oss genom vår kundtjänst eller ”Mina sidor”
  • deltar i våra tävlingar på sociala medier, på vår hemsida eller via vår hyresgästtidning
  • anmäler dig till vårt nyhetsbrev

Varbergs Bostad AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som sker inom eller på uppdrag av företaget.

Inhämtning av personuppgifter

Insamling av personuppgifter sker via olika källor, såsom:

Dig själv

Vi samlar in uppgifter som du själv lämnar till oss i samband med att du registrerar dig som sökande av lägenhet eller fordonsplats hos oss, samt vid tecknande av hyreskontrakt avseende lägenhet/fordonsplats, kommunicerar med oss genom vår kundtjänst eller ”Mina sidor”, deltar i våra tävlingar på sociala medier, på vår hemsida eller via vår hyresgästtidning, samt anmäler dig till vårt nyhetsbrev. Vi behöver kunna använda dina personuppgifter i olika sammanhang för att verifiera din identitet. Vi samlar även automatiskt in information om ditt användande av vår hemsida genom så kallade cookies. Du kan läsa mer om vårt användande av cookies i vår Cookie Policy.

Exempel på information som vi samlar in från dig själv är för- och efternamn, adress, postnummer, ort, e-postadress, telefonnummer och kontaktuppgifter samt ditt personnummer (eller motsvarande för sökande med utländsk identitet).

Mina sidor, sociala medier, nyhetsbrev och bilder

Kontakter med våra kunder sker huvudsakligen via ”Mina sidor” eller e-post. Det är därför viktigt att du säkerställer att du alltid har korrekt e-postadress registrerad på ”Mina sidor”. Vi använder också sociala medier (Facebook, Instagram och LinkedIn) i vår kundkommunikation, som vi regelbundet bevakar och där inlägg med olämpligt innehåll tas bort.

Vi samlar in uppgifter från dina sociala mediekonton när du deltar i våra tävlingar eller kommunicerar med oss via dessa plattformar. Exempel på information som vi samlar in från dina sociala mediekonton är namn och profilbild. Vi behandlar även namn, fotografier och filmer från våra event och arrangemang som vi har fått tillgång till med ditt samtycke.

Kreditupplysningsföretag

I samband med att erbjudande om lägenhetsvisning skickas till den sökande, lämnar Varbergs Bostad namn och personnummer till ett kreditupplysningsföretag för att göra en kreditupplysning. Vi samlar då in uppgifter om den/de sökandes ekonomiska situation.

Tidigare hyresvärdar och arbetsgivare

Innan ett hyresavtal ingås, behandlar vi uppgifter från tidigare hyresvärdar och nuvarande arbetsgivare, som är nödvändiga för att bedöma din lämplighet och om du uppfyller de krav som ställs för att få hyra. Uppgifterna som samlas in kan till exempel vara information om hur du har skött ditt boende, såväl vad gäller hyresbetalningar som i övrigt.

Anhöriga

Om en huvudsökande i samband med sin registrering anger en medsökande, behandlas även den medsökandes personuppgifter på samma sätt som huvudsökandes. Exempel på information som vi samlar in från medsökande är personnummer.

Syftet med behandling av personuppgifter och vilka kategorier av uppgifter som behandlas

För att vi ska kunna uppfylla de skyldigheter som vi som hyresvärd har mot dig som hyresgäst, behöver vi under hyrestiden registrera och behandla nedanstående personuppgifter i samband med olika ärenden som rör hyresförhållandet.

Hyresförhållandet

Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera och fullgöra vårt hyresavtal. I detta syfte behandlar vi:

  • Identitetsuppgifter (till exempel för- och efternamn och personnummer eller motsvarande för sökande med utländsk identitet).
  • Kontaktuppgifter (till exempel adress, postnummer, ort, telefonnummer och e-postadress)
  • Bankkontonummer (om du har anmält att du vill betala hyran via autogiro)

Ovanstående uppgifter behandlas på den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig och för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett eventuellt hyresavtal ingås. Om vi inte behandlar dina personuppgifter, har du ingen möjlighet att registrera dig som sökande eller ingå ett hyresavtal med oss. Personnummer behandlas för att säkerställa en säker identifiering.

Kommunikation och erbjudanden

Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig och lämna information till dig, samt för att kunna skicka lägenhetserbjudanden från oss. Vi behandlar dina personuppgifter för att genomföra kundundersökningar och tävlingar på vår hemsida och på sociala medier. Detta inkluderar även att presentera namn på tävlingsvinnaren, samt i vissa fall vinnarens tävlingsbidrag i form av fotografier eller bilder. I detta syfte behandlar vi:

  • Identitetsuppgifter (till exempel för- och efternamn, samt personnummer)
  • Kontaktuppgifter (till exempel adress, postnummer, ort, telefonnummer och e-postadress)
  • Information från dina sociala mediekonton (namn och profilbild)
  • Användarhistorik (till exempel information om användning av hemsida och hantering av e-postutskick)
  • Namn, fotografier och filmer från våra event och arrangemang som vi har fått tillgång till med ditt samtycke

Ovanstående uppgifter behandlas på den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kommunicera med våra kunder och marknadsföra våra tjänster. Vi gör en bedömning om uppgifterna inte är av integritetskränkande karaktär för den enskilde i relation till nyttan för vår verksamhet. Exempelvis använder vi e-postadress för att underlätta kommunikation eller uppgifter som samlas in vid kundundersökningar och dylikt. Om samtycke krävs enligt lag kommer vi att efterfråga det av dig innan vi registrerar uppgifterna.

Användning av hemsidan och utveckling av verksamheten

Vi behandlar dina personuppgifter för att ta fram anonymiserad statistik och rapporter för uppföljning och utveckling av vår verksamhet och våra hemsidor. I detta syfte behandlar vi:

  • IP-adress

Dessa uppgifter behandlas på den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utveckla våra tjänster/produkter/hemsida.

Överföring av personuppgifter

Överföring till tjänsteleverantörer

Vi kan komma att dela personuppgifter med bolag som tillhandahåller tjänster till oss – som till exempel våra IT-leverantörer, kreditupplysningsföretag, våra distributörer, våra leverantörer inom fastighetsförvaltning, andra hyresvärdar för referenstagning, sökande för lägenhetsvisning och vår reklam- och webbyrå. Dessa bolag får endast behandla personuppgifter för vår räkning och på våra instruktioner.

Om behandling av dina personuppgifter utförs för Varbergs Bostads räkning av en leverantör till Varbergs Bostad, ingås ett skriftligt Personuppgiftsbiträdesavtal, som säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett lagligt och säkert sätt.

Överföring till följd av lagkrav eller för att skydda våra rättsliga intressen

Vi kan komma att föra över personuppgifter till myndigheter såsom Skatteverket och Kronofogden till följd av lagkrav eller i syfte att bevaka våra rättsliga intressen. Under hyresförhållandet behandlas personuppgifter vid eventuella betalningsförsummelser eller störningar i boendet. Exempel på de uppgifter som kan komma att föras över är namn, adress och personnummer. Dina personuppgifter behandlas endast inom EU/EES.

Hur länge sparas mina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas så länge du är registrerad som sökande hos oss eller så länge hyresförhållandet pågår. Du raderas i våra system när du själv aktivt begär det genom att kontakta oss. Under avtalstiden sparas uppgifterna så länge hyresförhållandet pågår eller gällande lagstiftning kräver. Det innebär att vi efter avtalstiden sparar personuppgifter som längst i två år om inte längre bevarandetider följer av specifik lagstiftning, som exempelvis bokföringslagen. Vid hyresskulder sparas uppgifter till dess skulderna är betalda, som längst två år.

Dina rättigheter

Enligt Dataskyddslagstiftningen har du ett flertal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Vänligen kontakta oss om du vill utöva eller har frågor om någon av rättigheterna som kort beskrivs nedan.

Tillgång (registerutdrag)

Du har rätt att begära att få veta om vi behandlar personuppgifter som rör dig, samt begära tillgång till personuppgifterna.

Rättelse

Om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära rättelse av uppgifterna.

Återkallande av samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla samtycken som du lämnat. Vid ett återkallat samtycke upphör vi med behandlingen av dina personuppgifter som vi behandlar baserat på samtycke.

Begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Detta kan medföra att vi inte kan leverera våra tjänster till dig under den tid behandlingen begränsats.

Dataportabilitet

Du har, under vissa omständigheter, rätt att få tillgång till dina personuppgifter i ett allmänt använt, maskinläsbart format (dataportabilitet). Denna rätt gäller dock bara uppgifter du har tillhandahållit och om de behandlas för att fullgöra ett avtal med dig eller med stöd av samtycke.

Invändning mot behandling

Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse. Om vi har tvingande berättigade skäl som väger över ditt intresse av personlig integritet, kan det vara tillåtet för oss att fortsätta behandlingen.

Invändning mot behandling för direktmarknadsföringsändamål

Du har rätt att när som helst invända mot vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål.

Bevakningskameror

Som ett led i att erbjuda våra hyresgäster en trygg och säker boendemiljö, använder Varbergs Bostad kamerabevakning på parkeringsplatser och i miljöhus i vissa av våra bostadsområden. Syftet med kamerabevakningen är att förebygga, förhindra, upptäcka eller utreda skadegörelse och andra brott.

Tillstånd för kamerabevakning har beviljats av Datainspektionen enligt kamerabevakningslagen (2018:1200). Den lagliga grunden för kamerabevakning är att den är tillåten om det finns ett berättigat intresse och att ett sådant väger tyngre än den enskildes integritetsintresse.

Bevakningen sker genom bolaget Great Security Sweden AB. Inspelat material används enbart i avsett syfte. Materialet kan efter begäran komma att lämnas ut till Polismyndigheten eller annan myndighet om behovet är berättigat. Inspelat material lagras i enlighet med kamerabevakningslagen och dataskyddsförordningen.

Kontaktuppgifter

Vid frågor om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta oss via e-post dataskydd@varbergsbostad.se eller Varbergs Bostad, Box 83, 432 22 Varberg.

Vill du själv ändra någon av dina personuppgifter, så gör du det enklast under ”Mina sidor”. Om du upplever att vi inte behandlar dina personuppgifter korrekt, har du rätt att vända dig till Tillsynsmyndigheten. Datainspektionens kontaktuppgifter finns tillgängliga på www.datainspektionen.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Informationsskyltar med kontaktuppgifter till Varbergs Bostad är placerade väl synliga i anslutning till kamerorna.

Eventuella frågor och synpunkter om Varbergs Bostad behandling i sambandmed kamerabevakningen kan skickas till dataskydd@varbergsbostad.se.

Mina Sidor – dina personliga sidor

Vill du se aktuella avtal, hyresavier, meddelanden eller annan information som rör dig och ditt boende? Allt finns samlat på Mina Sidor. Enkelt och smidigt.

Söka lägenhet? Så här går det till.

Läs mer om allt från kundanmälan och söktid till kontrakt.